Adoptés à l'assemblée générale spéciale du 13 juin 2016
Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique; ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin.
Partie I- IDENTIFICATION DE L'ORGANISATION
Article 1 : Dénomination sociale
La présente corporation porte le nom : Société d'histoire et de généalogie de Montréal-Nord - ci-après appelée la Société.
Article 2: Siège social
Le siège social de la Société est établi dans l'arrondissement de Montréal-Nord, sur le territoire de la Ville de Montréal. Seul, le conseil d'administration, de façon majoritaire, pourra déterminer son emplacement.
Partie II- OBJETS
Article 3: Type d'association
La Société fondée le 28 août 2001 est une corporation sans but lucratif régie par la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec.
Article 4. Bénévolat
La tenue d'activités de la Société repose essentiellement sur le bénévolat des membres, sans aucune forme de rétribution. Toutes les sommes recueillies doivent servir uniquement à réaliser les buts de la Société.
Article 5. Buts
5.1 Permettre d'effectuer des recherches en histoire et en généalogie.
5.2 Mettre en valeur des biens patrimoniaux et en promouvoir la conservation.
5.3 Constituer un fonds de documents à saveur culturelle et patrimoniale (livres, journaux, photos, cartes postales, tableaux, dessins).
5.4 Promouvoir l'apprentissage de l'histoire et de la généalogie dans notre communauté étudiante
5.5 Recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières, administrer de tels dons, legs et contributions, organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables au bénéfice de la Société.
Article 6. Moyens
La Société organise des conférences, des cours de formation en matière de généalogie, des visites historiques, suscite la publication de travaux de recherche, la mise en valeur et la conservation des biens patrimoniaux, présente des expositions thématiques, publie un Bulletin.
Article 7. Logo de la Société
Le logo de la Société et ses couleurs, tels qu'ils apparaissent sur la papeterie, sont l'identification adoptée par la Société. Seul le conseil d'administration, de façon majoritaire, pourra déterminer tout changement.
Article 8. Sceau de la Société
Le conseil d'administration détermine la forme du sceau de la Société. Nul ne peut l'utiliser sans le consentement du président et du secrétaire.
Partie III- LES MEMBRES
Article 9. Catégories de membres
9.1 Membre
Toute personne physique qui acquitte le montant de la cotisation annuelle et qui adhère aux buts de la Société. Elle doit se conformer aux dispositions du présent règlement et à toute autre condition d’admission décrétée par résolution du conseil d’administration.
9.2 Membre corporatif de la Société
Toute corporation, association ou personne morale intéressée aux buts et aux activités de la Société qui acquitte le montant fixé pour la cotisation annuelle du membre corporatif et à laquelle le conseil d'administration, sur demande à cette fin, accorde le statut de membre corporatif. Le membre corporatif peut déléguer un représentant aux assemblées des membres.
9.3 Membre honoraire de la Société
Il est loisible au conseil d'administration, par résolution, de nommer membre honoraire de la Société, toute personne physique ou morale qui aura rendu service à la Société par son travail ou par ses donations, ou qui aura manifesté son appui pour les buts poursuivis par la Société. Le membre honoraire ne paie pas de cotisation, peut participer aux assemblées des membres, avec droit de vote, et est éligible comme administrateur.
Article 10. Cotisation
Le coût de la cotisation annuelle du membre est déterminé par le conseil d'administration. Sa durée est de douze (12) mois. Tout membre qui néglige de payer sa cotisation est déchu de ses droits et privilèges.
Article 11. Formulaire d'adhésion
Pour devenir membre, la personne physique ou morale doit compléter un formulaire d'adhésion émis par la Société et l'aviser de tout changement.
Article 12. Carte de membre
Le conseil d'administration remet à tout membre en règle et aux conditions qu'il détermine, une carte de la Société portant un numéro de membre.
Article 13. Privilèges du membre
La personne physique ou morale qui a acquitté sa cotisation annuelle bénéficie de rabais déterminés par le conseil d'administration. Elle a le droit de participer, aux conditions fixées par le conseil d'administration, à toutes les activités de la Société, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d'y assister, d'y voter et d'être éligible comme administrateur de la Société.
Article 14. Suspension ou expulsion
Le conseil d’administration peut par résolution, suspendre pour la période qu’il détermine, ou expulser définitivement, tout membre qui enfreint quelques dispositions des règlements de la Société ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à la Société. Le membre perd ses privilèges et n'a droit à aucun remboursement.
La décision du conseil d'administration est finale et sans appel, non sans avoir donné l’opportunité au dit membre de se faire entendre, soit de façon écrite ou verbale.
Article 15. Retrait d'un membre
Tout membre peut se retirer en tout temps en adressant de préférence un avis écrit au secrétaire de la Société. Ce retrait prend effet à la date de réception de tel avis ou à la date précisée dans ledit avis. Ce membre n’a droit à aucun remboursement de la cotisation annuelle.
Article 16. Liste des membres
Le secrétaire voit annuellement à la préparation et à la mise à jour de la liste des membres de la Société avec leur numéro de membre, conformément à l’article 223 de la Loi sur les compagnies (LRQ. C. C-38). Tout membre a le droit de prendre connaissance de cette liste aux conditions déterminées par le conseil d'administration.
Article 17. Confidentialité de la liste des membres
La Société a l’obligation de garder la confidentialité des coordonnées personnelles de ses membres, sauf pour l’autorité responsable de l’Arrondissement Montréal-Nord, qui en fait une politique administrative confidentielle.
Partie IV - ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Article 18. Assemblée annuelle
L’assemblée annuelle des membres de la Société a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année; cette date devra être située autant que possible dans les cent vingt (120) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de la Société. L’assemblée annuelle est tenue au siège social de la Société ou à tout autre endroit fixé par le conseil d’administration.
Toute assemblée annuelle peut aussi constituer une assemblée spéciale pour prendre connaissance et disposer de toute affaire dont peut être saisie une assemblée spéciale des membres.
Article 19. Assemblée spéciale ou extraordinaire
Toute assemblée spéciale ou extraordinaire peut être convoquée par le président de la Société ou par résolution du conseil d’administration. Tout membre, par requête écrite à cet effet, appuyée au minimum par 25% des membres en règle, et adressée au secrétaire de la Société, peut demander la tenue d’une assemblée spéciale ou extraordinaire. Celle-ci doit être tenue dans les quinze (15) jours de la réception de telle requête. Cette requête doit mentionner le ou les motifs pour lesquels l’assemblée doit être convoquée.
Le conseil d’administration, sur réception de la requête, doit convoquer la tenue de l’assemblée par des moyens disponibles, conformément au contenu de cette requête.
Article 20. Avis de convocation
L’avis de convocation écrit à toute assemblée mentionne la date, l'heure et le lieu. L’omission accidentelle de cet avis ou la non-connaissance de cet avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée.
20.1 Avis de l'assemblée annuelle
Cet avis est transmis à tous les membres qui ont droit d'y assister. Le délai de convocation de l'assemblée annuelle des membres est d’au moins quinze (15) jours calendrier.
20.2 Avis de l'assemblée spéciale ou extraordinaire
L’avis de convocation d’une assemblée spéciale ou extraordinaire devra respecter un délai d’au moins quarante-huit (48) heures et mentionner le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ce ou ces sujets seront à l'ordre du jour.
Article 21. Ordre du jour
L'ordre du jour de l'assemblée annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants: l'acceptation du procès-verbal de la dernière assemblée annuelle, le rapport d'activités et le rapport financier, l'approbation du budget, la nomination d'un vérificateur, la ratification des règlements adoptés par le conseil d'administration depuis la dernière assemblée annuelle, l'élection ou la réélection des administrateurs de la Société.
Article 22. Quorum
Le quorum pour toute assemblée est fixé au moindre des deux soit: 25 (vingt-cinq) membres ou 25% des membres de la Société.
Article 23. Ajournement
Les membres peuvent, par résolution, ajourner une assemblée à l’endroit, à la date et à l’heure, qu’ils déterminent. Seules les affaires faisant l’objet de l’assemblée originale peuvent être discutées.
Article 24. Président et secrétaire d'assemblée et d'élection
De façon générale, le président ou tout autre membre du comité exécutif de la Société préside l’assemblée annuelle et les assemblées spéciales. Toutefois, il est possible pour les membres présents de désigner entre eux un président d’assemblée et d'élection. Le secrétaire de la Société ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration ou élue par les membres présents peut agir comme secrétaire d'assemblée et d'élection.
Article 25. Vote
Chaque membre en règle a droit à un vote. Le vote aux assemblées générales se fait à main levée, sauf pour l’élection des administrateurs. Le vote par procuration n’est pas permis. Le vote se prend à main levée, à moins qu'un scrutin secret soit demandé et accepté à majorité simple. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme un ou deux scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les remettent au président. Toutes les questions soumises à l’assemblée des membres sont tranchées à la majorité simple (50 % + 1) des voix validement exprimées.
Partie V - CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 26. Nombre d'administrateurs
Les affaires de la Société sont administrées par un conseil d'administration composé de sept (7) élus, soit : un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier et trois (3) administrateurs.
Article 27. Conditions d'éligibilité
Tout membre en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d’administration. Les administrateurs sortants de charge sont rééligibles.
Article 28. Durée des fonctions
Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu. La durée du mandat est de deux (2) ans, en alternance de trois (3) postes en élection une année et quatre (4) postes l'année suivante.
Article 29. Élection
L’élection des membres du conseil d'administration, dont le mandat vient à échéance, a lieu chaque année durant l’assemblée générale annuelle de la Société.
Les membres désirant poser leur candidature au poste d’administrateur doivent : se procurer un bulletin de mise en candidature auprès du secrétaire de la Société, obtenir la signature d’appui de cinq (5) membres en règle et remettre au secrétaire de la Société ce bulletin de mise en candidature dûment complété au moins cinq (5) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, les candidats qui acceptent sont élus par acclamation.
Dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection se tient par scrutin secret à la majorité simple.
Dans le cas où un ou des postes ne sont pas comblés, le conseil d'administration se réserve le droit de coopter un candidat qui demeurera en fonction jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle.
Article 30. Retrait d'un administrateur
Un administrateur peut démissionner de son poste en donnant un avis par écrit au conseil d'administration. La démission prend effet à compter de son acceptation par résolution du conseil d'administration.
Article 31. Vacance
Un poste d’administrateur devient vacant si un administrateur: devient incapable, décède, ne remplit plus les conditions requises pour occuper son poste, est destitué par résolution du conseil d'administration adoptée par vote secret au 2/3 des voix, fait défaut d’assister à trois réunions sans motif valable ou est destitué lors d’une assemblée générale pour incapacité d’accomplir sa tâche de façon satisfaisante.
Article 32. Nomination
Le conseil d'administration peut, par résolution, nommer toute personne qualifiée pour remplir le poste vacant et cette personne demeure en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de la personne ainsi remplacée.
Article 33. Rémunération
Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser aux administrateurs des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions.
Article 34. Indemnisation
La Société est responsable des actions de ses administrateurs, de tout frais, charges ou dépenses pour une action ou une poursuite intentée contre eux dans l'exercice de leurs fonctions, excepté ceux qui résultent de leur propre négligence ou omission volontaire. La Société doit souscrire à une assurance à cette fin.
Article 35. Contrat avec un administrateur
Un administrateur est obligé de démissionner de ses fonctions au conseil d'administration s'il souhaite obtenir un poste rémunéré à l'intérieur de la Société.
PARTIE VI - RÉUNIONS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 36. Réunions des administrateurs
Les administrateurs du conseil d'administration siègent aussi souvent que nécessaire, au moins quatre (4) fois par année.
Article 37. Convocation et lieu
Les réunions du conseil d'administration sont convoquées par le secrétaire, soit à la demande du président, soit par demande écrite de la majorité des membres du conseil d'administration. Elles sont tenues à tout endroit désigné par le président ou le conseil d'administration.
Article 38. Avis de convocation
L’avis de convocation de toute réunion du conseil d'administration peut être écrit ou verbal. Le délai minimum de convocation est de quarante-huit (48) heures. Si tous les membres du conseil d'administration sont présents à une réunion ou y consentent, toute réunion peut être tenue sans aucun avis de convocation préalable. Un ordre du jour accompagne l’avis de convocation. Seuls les éléments mentionnés à l’ordre du jour peuvent être discutés à la réunion du conseil d'administration, sauf si la majorité des administrateurs présents consentent à le modifier.
Article 39. Quorum
Trois (3) administrateurs présents constituent un quorum pour une réunion du conseil d'administration. Le quorum doit être maintenu jusqu'à la levée de la réunion. La présence téléphonique ou virtuelle est acceptée.
Article 40. Vote
Les décisions du conseil d’administration sur toutes questions et matières qui lui sont soumises sont prises par le commun accord des membres. À défaut de consensus, la décision est prise à la majorité simple des voix, chaque membre n’ayant droit qu’à un seul vote.
Les invités et les personnes ressources n'ont pas le droit de vote.
Partie VII- DÉSIGNATION DU COMITÉ EXÉCUTIF
Article 41. Désignation des membres du comité exécutif
Les membres du comité exécutif de la Société sont: le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Une même personne ne peut cumuler plusieurs postes au comité exécutif. Les membres d'une même famille ne peuvent faire partie du comité exécutif en même temps.
Article 42. Élection des membres du comité exécutif
Le conseil d'administration doit, à sa première réunion dans les quinze (15) jours suivant l'assemblée annuelle des membres, élire parmi les administrateurs, les membres du comité exécutif de la Société. Le conseil d'administration diffuse, dans les meilleurs délais, à ses membres la composition du comité exécutif par les moyens qui sont à sa disposition.
Article 43. Président
Le président est le porte-parole officiel de la Société et voit à la direction générale des affaires de la Société. Il préside les réunions du conseil d'administration. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d'administration. C'est lui qui signe avec le secrétaire ou le trésorier les documents requérant sa signature. Il remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront lui être attribués par le conseil d'administration.
Article 44. Vice-président
Le vice-président prête son concours au président. En cas d’absence, maladie ou incapacité d’agir du président, il exerce tous les pouvoirs conférés au président et remplit les devoirs que peuvent prescrire le conseil d'administration ou le président.
Article 45. Secrétaire
Le secrétaire est chargé de préparer et transmettre les avis de convocation aux administrateurs et aux assemblées des membres. Le secrétaire assiste aux réunions du conseil d'administration et aux assemblées des membres et rédige tous les procès-verbaux. Il a la garde des archives, des livres, des procès-verbaux, du sceau de la Société et de tous les autres registres corporatifs. Il signe avec le président les contrats et les documents requérant sa signature. Il voit à la production de tous les rapports, certificats et autres documents que la loi oblige la Société à garder ou à produire. Il remplit tous les devoirs accessoires à son poste.
Article 46. Trésorier
Le trésorier assiste aux réunions du conseil d'administration et aux assemblées des membres. Il a la charge et la garde des fonds de la Société et de ses livres de comptabilité. Il signe avec le président les documents requérant sa signature. Il dépose dans une institution déterminée par le conseil d'administration, les deniers de la Société. Il tient la comptabilité de la Société. Il prépare les états financiers et autres rapports annuels requis de la Société. Il fait rapport à la présidence et au conseil d'administration de la situation financière de la Société à chaque réunion du conseil d'administration.
Article 47. Administrateurs
Les administrateurs assistent aux réunions du conseil d'administration et aux assemblées des membres. Ils peuvent remplir toutes tâches que peut leur confier le conseil d'administration et lui en font rapport.
Article 48. Président sortant
Le conseil d'administration, s'il le désire, peut inviter le président sortant à siéger à titre de personne-conseil, sans droit de vote, pour une période de transition n'excédant pas un (1) an.
Article 49. Comités
Le conseil d'administration peut créer des comités et leur confier toute tâche ou étude qu’il juge à propos. Le conseil d'administration se réserve le droit de donner suite aux recommandations des comités.
Article 50. Personne ressource
La personne ressource est nommée par le conseil d'administration. Elle peut être membre ou non de la Société. Les critères de connaissances, de compétences et d’expertises font foi de la nomination. Elle accomplit le mandat que lui confie le conseil d'administration et en fait rapport au conseil d'administration avant l'assemblée générale des membres. La personne ressource n'a pas le droit de vote aux réunions du conseil d'administration.
PARTIE VIII- DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 51. Année financière
L’année financière de la Société débute le premier jour de janvier et se termine le dernier jour de décembre de la même année.
Article 52. Livres de comptabilité
Le conseil d'administration fait tenir par le trésorier de la Société ou sous son contrôle les documents de comptabilité. Ces documents de comptabilité sont conservés au siège social de la Société et peuvent être examinés en tout temps par les membres du conseil d'administration sur rendez-vous avec le trésorier.
Article 53. Vérification
Sur proposition du conseil d'administration, à chaque assemblée générale annuelle, les membres nomment un vérificateur ayant des notions suffisantes de comptabilité. Ce dernier détient son poste jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante.
Advenant la démission ou le décès, le conseil d'administration peut nommer un remplaçant jusqu’à la fin du terme de la personne ainsi remplacée. Le vérificateur ne peut être administrateur de la Société.
Le vérificateur vérifie, chaque année, aussitôt que possible, après l’expiration de chaque exercice financier, les documents financiers de la Société et en fait rapport à l’assemblée générale annuelle. Il signe ledit rapport de vérification.
Article 54. Publication des états financiers
À chaque réunion du conseil d'administration ou sur demande, le trésorier a l'obligation de rendre compte de la situation financière de la Société. De même qu'à l'assemblée générale annuelle des membres, il a l'obligation de remettre à chaque membre présent, copie des états financiers pour l'année financière terminée et le rapport du vérificateur, ainsi que de répondre aux questions des membres lors de la période de temps alloué par le président de l'assemblée.
Article 55. Effets bancaires
Un compte bancaire est ouvert au nom de la Société dans l'institution désignée par le conseil d'administration. Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Société sont signés par deux (2) des trois (3)
membres du comité exécutif. Les signataires sont le président et le trésorier ou le vice-président et le trésorier en l'absence du président.
Toutefois, le conseil d'administration peut si les circonstances l'exigent, par résolution, nommer un remplaçant parmi les administrateurs pour la signature des chèques.
PARTIE IX- AUTRES DISPOSITIONS
Article 56 Don ou legs
La Société peut accepter tout don ou legs faits dans l’intérêt de la Société.
Article 57. Procédure judiciaire
Le président ou une personne autorisée à cette fin a pleins pouvoirs pour représenter la Société dans toute procédure judiciaire dans laquelle la Société est partie.
Article 58. Contrat ou entente
Tout contrat ou entente engageant financièrement la Société doit au préalable être entériné par une résolution du conseil d'administration.
Article 59. Hypothèque sur immeuble
Le conseil d'administration a le pouvoir d’hypothéquer tout immeuble acheté au nom de la Société, si les administrateurs y sont autorisés par une résolution approuvée par le vote d'au moins 2/3 tiers des membres présents à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.
Article 60. Aliénation des biens
Le conseil d'administration ne peut aliéner les actifs constituant les éléments de recherche, soit par la vente, don, prêt ou de toute autre façon qui puisse réduire la capacité de la Société dans la poursuite de ses activités, sans être autorisé au préalable par l’assemblée des membres.
Article 61. Dissolution
En respect de la Loi sur les compagnies partie III et les obligations à remplir auprès du registraire des entreprises, la Société ne peut être dissoute que par le vote des deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale spéciale convoquée dans ce but par un avis de trente (30) jours, donné par écrit aux membres de la Société.
Article 62. Liquidation
En cas de liquidation de la Société ou de distribution des biens de la Société, tout le reliquat de ses biens, une fois ses dettes acquittées, sera distribué à un organisme ayant une mission similaire et étant situé au Québec.
Article 63. Modifications aux règlements
Le conseil d'administration a le pouvoir d'abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement qui sera en vigueur dès son adoption jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle des membres, à moins que dans l'intervalle elle ne soit ratifiée lors d'une assemblée générale spéciale des membres convoquée à cette fin. Si cette abrogation ou modification n'est pas ratifiée lors de cette assemblée annuelle, elle cessera immédiatement d'être en vigueur.
Toute abrogation ou modification des présents règlements qui est soumise à une assemblée des membres doit être ratifiée par une majorité simple de 50% +1 des voix, sauf disposition contraire dans la Loi qui requiert une majorité de 2/3 des voix, notamment pour les dispositions modifiant: la localité du siège social, le nom de la corporation, le nombre d'administrateurs, la désignation des membres du comité exécutif, les objets et pouvoirs de la Société.